Referenties
Koops Transport
No nonsens aanpak bespaart kosten en verhoogt efficiency
Koops Transport heeft, sinds de start in het begin van de vorige eeuw, een enorme groei doorgemaakt. In de twintiger jaren opgericht en na de Tweede Wereldoorlog onder de huidige firmanaam als transportbedrijf uitgebouwd tot de professionele organisatie die het nu is: met vestigingen in Almere en Rotterdam. Directeur Jan van Heerewaarden heeft enkele jaren geleden bewust gekozen voor een duurzame samenwerking met Punch Telematix. Het doel daarbij was eenduidig: kosten besparen en de efficiency verhogen. Gekozen werd voor de CarCube, in combinatie met Fleetworks en de backoffice omgeving van Teamsoft. Dat Koops de vruchten plukt van díe beslissing wordt dagelijks bewezen.
De klant
Jan van Heerewaarden is algemeen directeur van Koops Almere en Koops Rotterdam. Een strakke organisatie met een vloot van 150 trailers, 80 chassis en 150 medewerkers, waaronder 130 chauffeurs. De afdeling Planning wordt gevormd door 6 planners in Almere en 3 in Rotterdam. De vestiging in Almere richt zich in belangrijke mate op het transport van Joloda-banen, hangende kleding en auto onderdelen. De vestiging Rotterdam houdt zich bezig met het transport van gevaarlijke stoffen en ongevaarlijke stoffen per tankcontainer en boxcontainers. Verder behandelt de expeditieafdeling van de vestiging Rotterdam FCL (Full Truck Load)- en LCL (LessTruck Load)- zendingen van overzee, waarvoor onder meer zorg gedragen wordt voor inklaringen en het strippen van zeecontainers vanuit het verre Oosten. Koops verzorgt transporten van en naar bestemmingen in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk en Engeland. De typen ladingen lopen zeer uiteen: van auto-onderdelen, wijn, papier, kleding tot aan chemische producten.
De opdracht
Verloren tijd
Ongeveer 6 jaar geleden werd gekozen voor de aanschaf van een Fleetmanagementsysteem van Punch Telematix, waarmee voor Koops een nieuw tijdperk aanbrak. Als man van weinig woorden, maar veel daden, antwoordt hij op de vraag naar de achtergrond van dit besluit: "De reden was simpel: we verloren teveel tijd met de traditionele wijze van plannen. Onze planners hadden elke dag telefonisch contact met de chauffeurs en bespraken elke opdracht. Een gekrakeel tot en met, lastige communicatie, regelmatig misverstanden en oponthoud, want je kunt maar één chauffeur tegelijkertijd instrueren. Afstemming met de klant over de opdracht, informatie verstrekking over de vermoedelijke transporttijden en waarschijnlijk aankomsttijd van hun lading", schetst Jan als nadere toelichting. "Ik wilde meer rust op de planning. Daarnaast waren de telefoonkosten van de talloze gesprekken vanuit het binnen- en buitenland ons een doorn in het oog."
De specifieke wensen en systeemeisen voor het aan te schaffen Fleetmanagementsysteem van Koops waren onder meer:
- Digitale uurverantwoording in plaats van handgeschreven formulieren
- Snelle administratieve verwerking van alle transportgegevens
- Rust op de planning
- Verbetering van de efficiency: snellere doorlooptijd van opdrachten
- Terugdringen van telefoonkosten
- Optimalisatie van het rijgedrag
- Gebruiksvriendelijkheid
- Positiebepaling
- Betrouwbaar en stabiel systeem
De oplossing
Voor 130 transportcombinaties wordt gekozen voor het CarCube-systeem van Punch Telematix gekoppeld aan Fleetworks en de backoffice omgeving van Teamsoft. De functionaliteiten waarvan via internet en GPRS gebruik wordt gemaakt, zijn onder meer:
- Chauffeur- en traileridentificatie
- Navigatie
- Taakplanning en taakstatusrapportage
- Traileridentificatie en -verificatie
- Communicatie met tekstberichten
- Digitale Tachograaf
- CANbuskoppeling ten behoeve van het motormanagementsysteem
- Ritoptimalisatie
- Tracking en tracing
- Taak- en rittoewijzing
- Documentscanning
Aanzienlijke besparingen
"Wij laten echt alles uitvoeren door Punch Telematix, het is immers hun bijzondere expertise waarom wij voor hen hebben gekozen. Natuurlijk waren er in de aanloop naar de huidige configuraties kinderziektes, maar het draait nu probleemloos. De investering hebben we al ruimschoots terugverdiend en ik kan mij eerlijk gezegd geen transport zonder een digitaal Fleetmanagementsysteem meer voorstellen", zegt Jan van Heerewaarden. "Ik schat dat we op jaarbasis meer dan 100.000 euro minder uitgeven alleen al door vermindering van telefoon- en personeelskosten en andere efficiencyverbeteringen. En dan heb ik het nog niet over faalkosten en administratieve besparingen", illustreert hij verder.
"Het andere grote winstpunt is dat we nu aantoonbaar betrouwbaar kunnen werken", vervolgt Jan. "Dat zijn we onszelf en onze klanten gewoon verplicht. Neem nou de vestiging Rotterdam, waar we onder meer werken voor de (petro)chemische industrie: die stelt de hoogste eisen aan veilig transport en waarvan de producten vallen onder de ADR (Europese richtlijnen voor verpakkingen en transport van chemische stoffen). Het is niet voor niets dat we beschikken over ISO 9001 en momenteel getoetst worden op de criteria van de SQAS (Safety and Quality Assessment Systems) van de Europese chemische industrie. Wij staan niet voor niets op de Groene Lijst van de EVOA (Europese lijst voor het vervoer van afvalstoffen). Niet alleen wíj kunnen het transport real time volgen, maar ook bieden wij onze klanten de mogelijkheid om dat te doen."
Of de chauffeurs moeite hebben om te werken met deze moderne technieken? "Nee", antwoord Jan van Heerewaarden duidelijk: "Een chauffeur die voor het eerst kennismaakt met het systeem laten we instrueren door -speciaal door ons aangestelde-mentoren. Dat zijn ervaren chauffeurs, met tientallen jaren rijervaring en bedreven in het gebruik van de CarCube". "Verder geeft de ritoptimalisatie weleens aanleiding om het rijgedrag van de chauffeur te verbeteren. In dat geval krijgt de chauffeur een aanvullende training om efficiënter te kunnen rijden", legt Jan uit. "Ook de chauffeurs van onze onderaannemers moeten in staat zijn om met de CarCube te kunnen werken".
Tot slot wil Jan van Heerewaarden graag kwijt dat hij de CarCube en de samenwerking met Punch Telematix van harte aanbeveelt bij zijn collega transportondernemers. "Met name omdat de experts van Punch Telematix eager zijn om mee te denken met de klant. Zo zijn we momenteel proeven aan het doen met de verzending van CMR-vrachtbrieven. Hierdoor kan de chauffeur na uitvoering van de opdracht de getekende CMR-vrachtbrief direct inscannen in het voertuig, waarna deze via de CarCube onmiddellijk beschikbaar is ten behoeve van de facturatie. Ook is Punch Telematix altijd bereid om het systeem verder te perfectioneren op grond van de vragen uit de praktijk. Wat dat betreft hoop ik dat men kans ziet om het navigatiesysteem uit te breiden met extra informatie over bijvoorbeeld alternatieve routes bij wegversperringen en voor het transport van gevaarlijke stoffen."