Auditcommissie
Samenstelling
Op 31 december 2006 was de auditcommissie samengesteld uit de volgende leden:
Naam Lopende termijn
Wimel BVBA, vertegenwoordigd door Wim Deblauwe 2010
Peter Op de Beeck 2010
Michel Van den Broeck 2010
* De benoemingstermijn van de leden loopt af onmiddellijk na de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van het jaar vermeld naast de naam van elk lid.
Bevoegdheden van de auditcommissie
De auditcommissie van de vennootschap bestaat uit ten minste drie leden die allen niet-uitvoerend bestuurder zijn en van wie de meerderheid onafhankelijke bestuurder is. De auditcommissie staat de Raad van Bestuur bij bij het vervullen van zijn toezichtsopdracht met het oog op een controle in de ruimste zin.
De auditcommissie brengt aan de Raad van Bestuur geregeld verslag uit over de uitoefening van zijn taken en over kwesties met betrekking tot welke de auditcommissie van oordeel is dat er iets moet worden ondernomen of dat verbetering nodig is, en de commissie kan aanbevelingen doen over de te nemen stappen.
De auditcommissie is belast met het uitwerken van een auditprogramma op lange termijn dat alle activiteiten van de vennootschap omvat, en is in het bijzonder belast met het toezicht op:
Financiële verslaggeving
De auditcommissie houdt toezicht op de integriteit van de financiële informatie die door de vennootschap wordt verstrekt: de auditcommissie ziet erop toe dat de financiële verslaggeving een waarheidsgetrouw, onvervalst en duidelijk beeld geeft van de situatie en de vooruitzichten van de vennootschap op zowel individuele als geconsolideerde basis. De auditcommissie beoordeelt de nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van de financiële informatie.
Deze taak omvat ook het verifiëren van periodieke informatie alvorens ze openbaar wordt gemaakt, alsook het beoordelen van de relevantie en de consistente toepassing van de gehanteerde standaarden voor financiële verslaggeving, de impact van nieuwe regels voor financiële verslaggeving, de verwerking van saldi in de jaarrekening, prognoses, het werk van de eventueel aangestelde interne auditor en van de commissaris, enz.
De auditcommissie bespreekt met de directie en de commissaris belangrijke kwesties aangaande financiële verslaggeving.
Interne controle en risicobeheer
Ten minste één keer per jaar dient de auditcommissie de door de directie opgezette systemen voor interne controle en risicobeheer te evalueren. De auditcommissie dient te verzekeren dat de voornaamste risico's behoorlijk worden vastgesteld, beheerd en meegedeeld.
De interne controle omvat ook een beoordeling en goedkeuring van de in het jaarverslag opgenomen toelichtingen van de interne controle en het risicobeheer, alsook een evaluatie van de specifieke regeling volgens welke werknemers van de vennootschap in vertrouwen hun bezorgdheid kunnen uiten over mogelijke onregelmatigheden op het gebied van financiële verslaggeving of andere aangelegenheden (klokkenluidersregeling).
De auditcommissie moet erop toezien dat deze regeling ter kennis wordt gebracht van alle werknemers van de vennootschap en haar dochtervennootschappen. Indien dit noodzakelijk wordt geacht, dient de auditcommissie regelingen te treffen voor een onafhankelijk onderzoek en een gepaste opvolging van deze aangelegenheden in verhouding tot de vermeende ernst ervan.
Interne audit
De auditcommissie dient jaarlijks na te gaan of er behoefte is aan een interne auditfunctie dan wel of de bestaande interne auditfunctie dient te worden behouden. Als een onafhankelijke auditfunctie is opgericht, zijn de volgende alinea's van toepassing.
De auditcommissie moet erop toezien dat de beschikbare middelen en vaardigheden aangepast zijn aan de aard, grootte en complexiteit van de vennootschap.
De auditcommissie moet de benoeming en het ontslag van het hoofd van de interne auditfunctie alsook het werkprogramma en het budget van de interne auditfunctie goedkeuren.
De auditcommissie moet de doeltreffendheid van de interne auditfunctie beoordelen, rekening houdend met de complementaire rol van de interne en externe auditfunctie.
De auditcommissie moet interne auditverslagen of een periodieke samenvatting van die verslagen ontvangen.
De auditcommissie moet ten minste twee keer per jaar het door de interne audit geleverde werk, de risicodekking en de kwaliteit van interne controles en het risicobeheer bespreken met het hoofd van de interne auditfunctie.
De voorzitter van de auditcommissie moet te allen tijde beschikbaar zijn voor het hoofd van de interne auditfunctie om aangelegenheden betreffende de interne audit van de vennootschap te bespreken.
Externe audit
De auditcommissie doet aanbevelingen aan de Raad van Bestuur aangaande de selectie, benoeming en herbenoeming van de commissaris en aangaande de voorwaarden van zijn aanstelling.
Deze aanbevelingen moeten worden overgemaakt aan de aandeelhoudersvergadering. De auditcommissie moet toezicht houden op de onafhankelijkheid van de commissaris, in het bijzonder in het licht van de bepalingen van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en het Koninklijk Besluit van 4 april 2003.
Te dien einde verstrekt de commissaris aan de auditcommissie een verslag waarin alle banden tussen enerzijds de onafhankelijke commissaris en anderzijds de vennootschap en de groep beschreven zijn.
De auditcommissie moet de doeltreffendheid van de externe audit beoordelen, rekening houdend met de van toepassing zijnde wettelijke en beroepsnormen. De auditcommissie moet toezicht houden op het werkprogramma van de commissaris.
De auditcommissie moet de doeltreffendheid van het externe auditproces beoordelen en nagaan in welke mate het management gevolg geeft aan de aanbevelingen die de commissaris in zijn managementletter heeft opgenomen.
De auditcommissie moet erop toezien dat de audit en het auditrapport de groep in haar geheel bestrijkt. De auditcommissie moet bepalen op welke manier de commissaris wordt betrokken bij de inhoud en publicatie van andere financiële informatie over de vennootschap dan de jaarrekening.
De auditcommissie moet de Raad van Bestuur bijstaan bij het uitwerken van een specifiek beleid voor de aanstelling van de commissaris voor niet-auditdiensten, rekening houdend met de specifieke bepalingen van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en de toepassing van dat beleid.
De auditcommissie moet een onderzoek instellen naar de kwesties die aanleiding geven tot de ontslagname van de commissaris en kan aanbevelingen doen aangaande alle acties die in dat verband vereist zijn. De auditcommissie is het voornaamste aanspreekpunt voor het hoofd van de interne auditfunctie en de commissaris.