Auditcomité
Bevoegdheden
Het auditcomité staat de Raad van Bestuur bij bij het vervullen van zijn toezichtopdracht met het oog op een controle in de ruimste zin. Het auditcomité brengt aan de Raad van Bestuur geregeld verslag uit over de uitoefening van haar taken en over kwesties met betrekking tot welke het auditcomité van oordeel is dat er iets moet worden ondernomen of dat verbetering nodig is. Het comité kan aanbevelingen doen over de te nemen stappen. Het auditcomité is belast met het uitwerken van een auditprogramma op lange termijn dat alle activiteiten van de vennootschap omvat, en is in het bijzonder belast met het toezicht op:
Financiële verslaggeving
Het auditcomité houdt toezicht op de integriteit van de financiële informatie die door de vennootschap wordt verstrekt : het auditcomité ziet erop toe dat de financiële verslaggeving een waarheidsgetrouw, onvervalst en duidelijk beeld geeft van de situatie en de vooruitzichten van de vennootschap op zowel individuele als geconsolideerde basis. Het auditcomité beoordeelt de nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van de financiële informatie. Deze taak omvat ook het verifiëren van periodieke informatie alvorens ze openbaar wordt gemaakt, alsook het beoordelen van de relevantie en de consistente toepassing van de gehanteerde standaarden voor financiële verslaggeving, de impact van nieuwe regels voor financiële verslaggeving, de verwerking van saldi in de jaarrekening, prognoses, het werk van de eventueel aangestelde interne auditor en van de commissaris, enz. Het auditcomité bespreekt met de directie en de commissaris belangrijke kwesties aangaande financiële verslaggeving.
Interne controle en risicobeheer
Ten minste één keer per jaar dient het auditcomité de door de directie opgezette systemen voor interne controle en risicobeheer te evalueren. Het auditcomité dient te verzekeren dat de voornaamste risico's behoorlijk worden vastgesteld, beheerd en meegedeeld. De interne controle omvat ook een beoordeling en goedkeuring van de in het jaarverslag opgenomen toelichtingen van de interne controle en het risicobeheer, alsook een evaluatie van de specifieke regeling volgens welke werknemers van de vennootschap in vertrouwen hun bezorgdheid kunnen uiten over mogelijke onregelmatigheden op het gebied van financiële verslaggeving
of andere aangelegenheden (klokkenluiderregeling). Het auditcomité moet erop toezien dat deze regeling ter kennis wordt gebracht van alle werknemers van de vennootschap en haar dochtervennootschappen. Indien dit noodzakelijk wordt geacht, dient het auditcomité regelingen te treffen voor een onafhankelijk onderzoek en een gepaste opvolging van deze aangelegenheden in verhouding tot de vermeende ernst ervan.
Interne audit
Het auditcomité dient jaarlijks na te gaan of er behoefte is aan een interne auditfunctie dan wel of de bestaande interne auditfunctie dient te worden behouden. Als een onafhankelijke auditfunctie is opgericht, zijn de volgende alinea's van toepassing. Het auditcomité moet erop toezien dat de beschikbare middelen en vaardigheden aangepast zijn aan de aard, grootte en complexiteit van de vennootschap. Het auditcomité moet de benoeming en het ontslag van het hoofd van de interne auditfunctie alsook het werkprogramma en het budget van de interne auditfunctie goedkeuren. Het auditcomité moet de doeltreffendheid van de interne auditfunctie beoordelen, rekening houdend met de complementaire rol van de interne en externe auditfunctie. Het auditcomité moet interne auditverslagen of een periodieke samenvatting van die verslagen ontvangen. Het auditcomité moet ten minste twee keer per jaar het door de interne audit geleverde werk, de risicodekking en de kwaliteit van interne controles en het risicobeheer bespreken met het hoofd van de interne auditfunctie. De voorzitter van het auditcomité moet te allen tijde beschikbaar zijn voor het hoofd van de interne auditfunctie om aangelegenheden betreffende de interne audit van de vennootschap te bespreken.
Externe audit
Het auditcomité doet aanbevelingen aan de Raad van Bestuur aangaande de selectie, benoeming en herbenoeming van de commissaris en aangaande de voorwaarden van zijn aanstelling. Deze aanbevelingen moeten worden overgemaakt aan de aandeelhoudersvergadering. Het auditcomité moet toezicht houden op de onafhankelijkheid van de commissaris, in het bijzonder in het licht van de bepalingen van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en het Koninklijk Besluit van 4 april 2003. Te dien einde verstrekt de commissaris aan het auditcomité een verslag waarin alle banden tussen enerzijds de onafhankelijke commissaris en
anderzijds de vennootschap en de groep beschreven zijn. Het auditcomité moet de doeltreffendheid van de externe audit beoordelen, rekening houdend met de van toepassing zijnde wettelijke en beroepsnormen. Het auditcomité moet toezicht houden op het werkprogramma van de commissaris.
Het auditcomité moet de doeltreffendheid van het externe auditproces beoordelen en nagaan in welke mate het management gevolg geeft aan de aanbevelingen die
de commissaris in zijn managementletter heeft opgenomen. Het auditcomité moet erop toezien dat de audit en het auditrapport de groep in zijn geheel bestrijkt. Het auditcomité moet bepalen op welke manier de commissaris wordt betrokken bij de inhoud en publicatie van andere financiële informatie over de vennootschap dan de jaarrekening.
Het auditcomité moet de Raad van Bestuur bijstaan bij het uitwerken van een specifiek beleid voor de aanstelling van de commissaris voor niet-auditdiensten, rekening houdend met de specifieke bepalingen van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en de toepassing van dat beleid. Het auditcomité moet een onderzoek instellen naar de kwesties die aanleiding geven tot de ontslagname van de commissaris en kan aanbevelingen doen aangaande alle acties die in dat verband vereist zijn. Het auditcomité is het voornaamste aanspreekpunt voor het hoofd van de interne auditfunctie en de commissaris.
Samenstelling
Het auditcomité van de vennootschap bestaat uit ten minste drie leden die allen niet-uitvoerend bestuurder zijn en van wie de meerderheid onafhankelijke bestuurder is. Op 31 december 2008 was het auditcomité samengesteld uit de volgende leden :
Naam Lopende termijn*
Creafim bvba, vast vertegenwoordigd 2009
door Wim Deblauwe
Miller Marsh Pond nv, vast (**)
vertegenwoordigd door Guido Dumarey
- ontslagnemend
Peter Op de Beeck bvba, vast vertegenwoordigd 2012
door Peter Op de Beeck
vdb management bvba, vast vertegenwoordigd 2011
door Michel Van den Broeck
* De benoemingstermijn van de leden loopt af onmiddellijk na de Algemene Vergadering van het jaar vermeld naast de naam van elk lid.
(**) Tijdens de vergadering van de Raad van Bestuur van 29 oktober 2008 diende Miller Marsh Pond nv, vast vertegenwoordigd door Guido Dumarey, zijn ontslag in als lid van de Raad van Bestuur met ingang van 29 oktober 2008. In het Auditcomité werd Miller Marsh Pond nv opgevolgd door Creafim bvba, vast vertegenwoordigd door Wim Deblauwe, voor de periode tot aan de volgende jaarlijkse Algemene Vergadering van 29 mei 2009
De Raad van Bestuur is van oordeel dat zowel Peter Op de Beeck bvba, vast vertegenwoordigd door Peter Op de Beeck, als vdb management bvba, vast vertegenwoordigd door Michel Van den Broeck, beschikt over de nodige onafhankelijkheid en deskundigheid op het gebied van boekhouding en audit. Beide bestuurders zijn op geen enkele manier verbonden met Punch Telematix of met één van de met Punch Telematix verbonden vennootschappen.
Bovendien beschikken beide bestuurders over de nodige academische achtergrond inzake boekhouding en audit en hebben ze een ruime bewezen bedrijfskundige ervaring.
Vergaderingen
Tijdens het boekjaar 2008 vergaderde het auditcomité twee maal.